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第14章三不法与5W2H分析法发现生产问题(2)（第1 / 1页）

产品在生产过程中还有很多浪费现象需要生产管理者发现和解决。比如说，动作可能造成浪费，员工在操作时存在三种动作：第一种动作是“正动作”，即有用的动作；第二种动作是“零动作”，即没用的动作；第三种动作是“负动作”，即反作用的动作。

如果员工能够把“零动作”、“负动作”去掉，员工的速度就会快很多。生产管理者可以观察一下，操作速度最快的员工与最慢的员工速度会相差多少，据笔者观察，二者一般都有一两倍的差距，甚至是三倍。动作最快的员工除了他本身手脚比较麻利外，最关键的原因在于他的动作比较正确，“零动作”和“负动作”比较少。

管理也会产生浪费。管理的浪费是指在问题发生后，管理人员事后想办法补救造成的浪费。科学的管理是事先有预见、有规划，在事情推进过程中有管理控制。

另外，库存太多也是一种浪费。库存太多会导致企业利息负担增加，产品贬值风险也随之增加。有时考虑太多也是一种浪费，因为有的问题不用想得很复杂，想得太复杂了就会浪费时间和精力。

二、“5W2H”分析法

“5W2H”分析法是生产管理者比较常用的一种方法。生产管理者在试图发现问题时，可以从人员（Who）、事情（What）、地点（Where）、时间（When）、理由（Why）、如何（How）和多少（How much）等七方面分析问题。

为了方便生产管理者使用这一方法，笔者制作了一张“5W2H”检查表（见表3-2）。

表3-2“5W2H”检查表

了解了“5W2H”分析法，我们再来看看该方法中最重要的部分——人员。

人员可以成为很大的问题

企业里有一项非常重要的技术工作，培训这种技术人才要花很多时间。这项技术工作张三会做，除了他以外，还有谁会做呢？查看了相关人员，才发现没有人会做了，这就是一个很严重的问题。

因为张三可以以此跟企业谈条件。如果他要求涨工资，企业就必须给他涨。否则，他就要辞职。如果这次满足了他，等他下次又要求涨工资时，企业还要不要给他涨工资呢？这就是一个很大的问题。

一些很重要的工作就只有一名员工会做，这种情况在民营企业里非常普遍。其实，这就是一个很大的问题。

那么，如何解决这个问题呢？在企业里推行代理人制度就可以解决。代理人制度指企业不能把所有重点工作都放在一个人身上，而是要为每名员工寻找一个代理人，在员工临时有事情不在企业时，代理人完全能够代替这名员工工作。

每名员工都要有代理人

以前我所在的一家企业的老板就有代理人，而且有两个：我是生产指挥代理人，他的妻子是财务代理人。如果老板有事外出，我就负责指挥生产，但企业需要用钱时，就需要老板的妻子签字。

连老板都可以设置代理人，谁不能有代理人呢？既然设置了代理人，你就要教会他做你的工作，这个代理人可以是你的上司，也可以是你的部下，甚至可以是你的同事。有了代理人，人员的问题就解决了。

有一位民营企业老板曾对我说：“员工忠心耿耿，不同我讲条件，身体又好，还要找代理人吗？”

我说：“肯定要找！”

他问：“为什么呢？”

我告诉他：“万一这家伙在路上走时不小心被车撞死了呢，你是不是要关门大吉了？”

那位老板说：“你就会瞎说，人哪能那么容易死啊！”

“印度尼西亚海啸一下子几万人没了，美国台风一万人没了，死一个人不是很简单的事情吗？”我说。

那位老板还说：“那他小心一点儿就不会死啦！”

我给他讲了一个故事。在我老家桂林，很多年前，一个人很小心地在人行道上走，而另一个人不小心跑到马路中间去了。这时刚好来了一辆车，司机为了避开那个走在马路中间的人，却把那个在人行道上小心走着的人撞死了。所以说，“阎王叫你三更死，谁敢留你到五更。”谁都有可能死，我们不能把企业的命运绑在一个人身上，这不是个小问题，而是个大问题。

老板听后想通了，可员工想不通了，员工说：“为什么要给我找代理人，分明是不相信我。”那位老板就请我去给这名员工做思想工作。

我问这名员工：“你为什么不愿意找代理人呢？”

他说：“明明是老板不相信我，我做得好好的，为什么要找代理人呢？”

我说：“好，你是不想找，对不对？”

他说：“不想找！”

我说：“不找也可以，我还有第二个方案。”

他问：“什么方案？”

我告诉他：“只要你肯与老板签一份合同，以后就不用找代理人了。合同的第一条，任何时候你都不能请假。你生病时也要来上班，即使爬也得来上班，你不来的话就影响企业效益。第二条，你永远不许辞职。第三条，即使你的家人病重，你都不能请假回去。你把这份合同签了，我就跟老板说不需要给你找代理人了。”

这名员工听后，想了半天，冒出一句：“李老师，你的意思是说找个代理人对我也有好处哦。”

找代理人到底对员工有没有好处呢？当然有，没有代理人，员工说要请假，生产管理者是准假还是不准假呢？如果不准假，员工就认为企业没有人性；一旦准了假，企业的生产进度就会被耽误了。

当然，人员的问题还有很多，比如，是不是这名员工做最合适、是不是换一名员工做会更好，等等，这些都是生产管理者要考虑的问题。

除了人员的问题外，在做任何一件事情（What）时，生产管理者还要考虑在哪个地方做（Where）、什么时间做（When）、为什么要做这件事情（Why）、如何做这件事（How）以及需要花费多少（How much）等，但很多企业不事先研究这些问题，就糊里糊涂去执行，结果做了半天才发现白做了。所以，生产管理者一定要分析清楚“5W2H”这七个方面。如果确定要做，就要想想还能不能找到更快、更好的方法。

在这里，笔者又要提到走动管理了，走动管理是有时间进度的，比如说，一天的进度分每两个小时应该做多少或者上午、下午各做多少，生产管理者就需要到工厂看一下该完成的事情有没有完成。如果没有完成，就出现问题了，表示进度慢了，生产管理者就要督促员工加快进度。

通过“5W2H”分析法，生产管理者可以发现很多问题，找出很多解决问题的方法。

三、“三不”法与“5W2H”分析法的运用

在企业的生产管理中，笔者结合“三不”法和“5W2H”分析法，制作了下面的表格（见表3-3）：

表3-3“三不”法与“5W2H”分析法组合表

从上述表格示例中，生产管理者可以看出：月初七天全体员工每天都加班到22点，这是工作安排不均衡引起的，因为工厂月初的工作太多，而月末的工作则比较少。

生产管理者还会发现包装搬运工闲着的太多，就要考虑是不是员工人数太多、是否存在人力浪费的现象。如果是，就要考虑是否需要裁减人员。

当生产管理者把文件交给其他一些部门处理，文件却迟迟没有得到反馈时，就要思考发生这类问题的原因。原因有可能是因为文件处理没有标准化，那么，要怎样对文件进行标准化呢？企业内部经常出现这样一种现象，即生产现场标准化做得很好，但其他部门标准化做得不好。为了解决这一问题，企业就可以借鉴ISO9000标准中的一个框架程序。

这个框架程序是这样操作的：一件事情从A部门交到B部门后，规定好B部门处理需要多少时间；再交到C部门后，也规定好C部门处理需要多少时间，最后应在何时返回A部门。

文书处理标准化

以前，我在某企业生产部工作时，生产部都是在接到客户订单后，按照订单要求进行生产的。但是，企业在接到订单后，订单往往会先在销售部拖半天，然后在计划部又拖半天，最后下发到生产部时，领导就说这个订单要得很急，几天内就必须生产出来。如果前两个部门能够当天就把订单交给生产部，生产部生产产品的时间是不是就可以宽松一些呢？

后来，我在另一家企业做主管生产的副总时，我就作了这样一项规定：凡是销售部接到的订单，必须在20分钟之内确认订单内容是否准确，确认无误后就把订单交给计划部。计划部接到订单后，也必须在20分钟之内针对该订单制作出详细的物料计划、采购计划和生产计划，然后将订单连同计划下发到生产部。

这样，从客户下订单到生产部接到订单的时间都得到了标准化，而且不受上下班时间制约，因为生产部是三班倒的，任何时间都可以进行生产。对于其他部门也是如此，不管晚上有没有人值班，即使是零点接到的订单，凌晨一点钟以前也要制作出详细的物料计划、采购计划和生产计划，然后下发到生产部，这就是文书处理的标准化过程。

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