第21章 招标采购(2)（第1 / 1页）
投标阶段，要在规定期限内接收并妥善保管好投标商送交的投标文件，做好投标文件的接收确认工作。投标文件的接收要把握两点：一是时限，对超过期限的投标文件要拒绝接收并取消其投标资格；二是规范，对不合规范的投标文件（如封装签章不合要求、正副本数量不符等），要在改正后才予以接收。
四、开标
开标阶段，需要关注的是开标的流程和开标的记录。
开标的流程包括两部分：一是开标前的确认工作，要对投标文件的密封情况进行检查，对投标商的情况予以宣布，对是否有撤标情况、保证金的提交情况、投标项目的主要内容等做出通报；二是开标时的说明工作，对投标文件中含义不明确的地方，要允许投标商进行相关的解释，但不能超出投标文件的范围或改变投标文件的内容。
开标的记录要完整，主要包括项目名称、招标号、刊登招标通告的日期、发售招标文件的日期、购买招标文件的日期、投标商的名称及投标文件、截标后收到的投标文件的处理情况等。
开标应该按照招标通告中规定的时间、地点进行，在特殊情况下可以暂缓或推迟开标，比如，招标文件在发售后做了变更、招标者收到质疑或诉讼、有突发情况难以按时举行等。
五、评标
评标阶段，需要落实的是评标的人选和评标的方法。
评标工作要由依法组建的评标委员会承担。评标委员会必须由招标人代表、技术、经济专家等组成，人数为５人以上的单数，其中专家人数不得少于三分之二，与投标人有利益关系的人不得进入相关的评标委员会。评标委员会成员名单在中标结果确定前不得公布，评标过程也需要严格保密，评标委员会成员和工作人员不能私自接触投标商，不得泄露评标中的相关情况。
评标委员会要根据招标文件确定的标准，选择适当的方法对投标文件进行评审，有标底项目的评审要将标底作为参考依据。完成评标后，要提出书面评标报告，推荐合格的中标候选人。
六、定标
定标阶段，需要对中标人进行定标确认。
确认定标一般有两种方法：一种是招标人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人；另一种是招标人委托评标委员会直接确定中标人。
七、结尾
结尾阶段，需要对招标后续事宜进行了结。
具体事项包括：公布中标结果或通知中标人，与中标人签订合同，向未中标的投标商表示感谢，按规定退还招标保证金、相关信息资料存档备案等。
(第三节)招标采购的重要环节
招标采购具有很强的专业性，企业要想合法、成功地进行自行招标，必须抓住三个重点环节：一要阻止不轨行为，二要编好招标文件，三要选对评标方法。前一项是招标采购合法的基础，后两项是招标采购成功的前提。
一、阻止不轨行为
从招标人角度看，不轨行为主要表现为非法或违规，具体包括回避招标、设置障碍、文件缺陷、预审不力、披露不当、弄虚作假、暗箱操作、违法评标、施加压力等。比如，对应该采用招标采购的物品以各种借口采用其他方式进行采购；用指定品牌、提高门槛等方法排斥竞争者；招标文件内容不明确、不完整；不重视投标商的资格预审造成鱼龙混杂；招标信息不按法规要求的途径发布；为挂名投标提供方便或进行串标；量身定做招标文件以实现明招暗定；不按照规定组建评委会、采用不科学的评标方法或泄露评标信息等；开标后与投标人反复谈判要求降价或增加工作量等。
阻止不轨行为主要有两个工具：第一是法律教育，第二是制度落实。
要通过法律教育让参与招标工作的人员知法、懂法、守法，在招标工作中严格执行相关的法律，以确保招标文件和招标过程的合法性。要通过制度落实，建立健全领导体制、组织机构、工作流程、职责要求、监管机制，让招标人员在制度的框架内展开工作，以确保招标行为的规范化。
据香港《文汇报》报道，香港惩教署有一些职员以“蛊惑招”采购物资，明显违反了香港《物料供应及采购规例》。按照规例，采购价值５万元以下的货品或服务只需找单一供货商报价，多于５万元的订单则要邀请至少５个供货商报价，超过１００万元需由政府物流服务署采购，１４３万元以上的采购则要公开招标。但香港审计署发现香港惩教署在采购中有诸多不法行为：同一天分５次向同一家公司购买囚犯衣服，每张订单都是４万多元；分２８次重复采购了总值１０１万元的４.２９万对胶拖鞋，绕开了政府物流服务署；签订了１３份价值低于１４３万元的清洁服务合约，其中有１份恰好是１４２万元，都没有达到招标门槛。对此，香港审计署要求香港惩教署查明原因并跟进。
香港惩教署的采购行为，违规倾向十分明显。这种为了自身的利益而违反法规、回避招标的采购是不可取的，必然会受到相应的制裁。
二、编好招标文件
招标文件是招标活动的依据，关键的内容有三个：一是招标的实质内容，二是投标的具体要求，三是评审的基本情况。
１招标的实质内容。招标的实质内容又称为实质性要求，主要包括技术规格、合同条款、供货明细、报价清单等。技术规格要清晰，一般采用国际或国内公认的标准，不得标明特定的名称、商标、专利、设计、原产地、供应商等。合同条款要完整，既包括一般条款也包括特殊条款，全面限定双方的权利和义务。供货明细要包括需要交货的品名、数量、时间、地点。报价清单要按照国内供货和国外供货分别填写，国内供货报价的项目包括商品品名、简介、原产地、数量、出厂单价、出厂价增值部分比例、总价、中标后的应交税费等。国外供货报价的项目包括商品品名、简介、原产地、数量、离岸价单价、离岸港、到岸价单价、到岸港、到岸价总价等。
北京市政工程管理处的一位专家在《设备招标采购技术文件撰写》的论文中，提供了相关的实务经验，摘要如下：
１技术参数的确定。既要保持一定的先进性，也要保证一定的可行性，至少要有三家以上的供应商可以达到要求，以确保招标可以实施并避免相关的投诉。
２重要结构的选择。设备重要结构有较大差异时，要针对相关部分进行多层次描述：第一要提出功能要求，第二要提出性能参数要求，第三要提出维修或寿命要求，第四要提出价格要求。
３备品备件的落实。要求投标商列出清单，包括序号、名称、标号、数量、运行保障时间、单价、总价等，并明确备品备件价格是否汇入总价，可以要求在总价范围内进行配置调整等。通过单价和总价的比较，可以确定设备的本身价格、投标诚意、使用成本等。
４相关标注的使用。在技术文件重要条款加注“”，有助于招标商实现采购意图、排除意向外的产品；在有差异性的参数处加注“△”，可以实现评标价的调整，有利于招标商对产品性价比作出判断。条款标注的原则是必须具有一票否决的意义，条款标注“△”一般只用于需要进行比较的部分。滥用标注有时会给招标过程带来不必要的麻烦。
这位专家的经验对设备采购技术文件的编制很具指导意义。举一反三，对于其他产品的采购，在编制招标文件时也需要学习类似的经验，掌握好编制的技巧，以确保招标工作的顺利进行。
２投标的具体要求。投标的具体要求，主要体现在招标公告或招标邀请书、投标须知、投标书规范中。具体包括招标内容、联系方法、资金来源、投标资格、投标语言、报价口径、货币规定、标书格式、标书内容、获取招标文件的途径、投标程序、投标保证金、投标有效期、修改和撤销投标的规定、投标截止期、开标日期、时间和地点等。
３评审的基本情况。评审的基本情况主要包括评表的内容、标准、方法、程序、定标的原则等，一般都在投标须知中予以说明。编好招标文件需要有三种功底：文字功底、知识功底、审核功底。文字功底的作用是保证所编制的文件能够简洁、明确、全面地表达出招标的要求；知识功底的作用是保证所编制的文件不存在与相关法规抵触的情况、技术文件的要求与评标方法相匹配、规格描述清晰无误；审核功底的作用是保证所编制的文件具有完整性、准确性和合理性，没有遗漏，不会产生歧义，标准方法明确，进程安排合理。当内部招标执行团队缺乏相应的功底时，采购总监应该寻求外部的专业支持，以确保招标文件能够发挥预期的作用。
三、选对评标方法
评标的方法有许多，比如最低投标价法、最低评标价法、最接近标底价法、综合评标法、打分法、生命周期评标法、理想点评定价法。但总体来看，上述方法都没有超出《招标投标法》中规定的两种基本评标方法——综合评标法和最低评标价法的范畴。
１综合评标法。综合评标法是通过对投标商的价格、技术、服务、业绩、信誉以及对招标文件的响应程度等因素进行综合评价后决定中标者的评标方法。一般包括三个步骤。
首先是根据项目实际确定评价因素，与采购项目特点相符的因素都应该列入评价范围并予以细化，不能顾此失彼，更不能避重就轻。其次是分配因素权重，要根据各因素对采购结果影响的大小来分配权重比例，对各因素权重分配的比例要合乎财政部的相关规定，价格部分的权重应在３０％～６０％，服务部分的权重应在１０％～３０％。
最后是制订评分细则，需要掌握三个原则；一是以客观事实为依据，力求各因素的分值含量大体均衡；二是以相关法律为参照，价格分的计算统一采用低价优先法计算，尽量减少自由裁量权；三是分值档次要清晰，要能够体现出差距，以方便评审。
２最低评标价法。最低评标价法是通过把非价格因素量化和货币化，与报价一起计算评标价，以价格高低决定中标者的评标方法。采用最低评标价法确定中标者有三个前提和两种方法。
三个前提：一是必须满足招标文件的实质性要求，否则价格再低也不在考虑之列；二是经评审的价格最低，不是最低报价而是根据招标要求重新测算过的最低评标价；三是投标价格不得低于成本，恶意低价竞标者将予以排除。
两种方法：一种是在满足招标文件的实质性要求的情况下，还要根据非价格关键因素的偏离程度调整评标价，并以调整后的评标价确定中标者。以交货期为例，如果１０天为交货期基准点，每延迟１天评标价要增加相应的百分比（０５％、１％等）。另一种是在完全满足招标文件要求的情况下，招标人没有其他要求，则直接按照投标报价确定中标者。
采用哪种方法进行评标，决定于招标的对象、要求和目标。针对物品采购、工程采购、服务采购就需要选用不同的方法。比如在设备采购中，如果只需要满足基本功能就可以选用最低评标法；如果需要满足可靠性和先进性，就应该采用综合评标法；如果为了更好地实现招标目标，可以对评标方法进行组合，在评标过程中先后采用两种以上的评标方法。
选对评标方法可以达到三个目的：一是体现招标原则，二是实现招标预期，三是化解投标问题。不同的评标方法会带来不同的中标结果，评标方法不合理就有可能影响到招标的公平和公正原则。招标的预期是性价比最高、总成本最低，不适当的评标方法显然无法达到这种预期。在投标过程中，有些投标商可能会采取围标、陪标、恶意压价竞标等不正当的手段，通过恰当的评标方法，就可以在一定程度上化解类似的问题。
某建筑公司对工程配套设备进行了一次招标，分为两部分，采用的是综合评标法，评标基准价为投标公司投标价的算术平均值。有四家公司参加了投标，其中一家公司在评标中被确定为废标，实际竞标的只有三家公司。甲公司对一号标的报价最接近基准价，乙公司对二号标的报价最接近基准价，而丙公司的两项报价都几乎与最高限价持平，通过商务、技术、价格评分，最后甲公司以微弱优势中标。在总结招标工作时，专家对招标结果进行了分析，认为甲公司之所以能够中标，主要得益于评标的方法，同时也得益于丙公司近乎最高限价的报价，正是因为丙公司的报价大幅提升了评标基准价才导致了保价较高的甲公司胜出，因此不能排除丙公司有陪标可能。事实上，甲、乙两家公司在设备质量、服务承诺、中标业绩方面可谓是难分伯仲，如果用最低评标价法进行评标，中标者就应该是乙公司，招标人还可以因此节约８万元的资金。
这个案例相当典型，说明不同的评标方法可能会导致不同的评标结果。假如该公司采用最低评标价法，不但可以为公司节约一些资金，更重要的是有利于化解投标商可能的作弊行为对评标结果的影响。因为在这次招标中，丙公司有着比较明显的陪标嫌疑。