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第4章采购管理规划(2)（第1 / 4页）

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3.确定采购管理组织机构

采购管理组织机构，就是采购管理的幅度和管理层次的总体组织结构框架，也就是采购管理系统的职能部门构成。其设置情况及设置规模取决于采购管理组织任务量的大小，采购管理组织总的工作量越大，采购管理组织机构相应就要大一些；反之，应要小一些。

4.设计管理作业流程

设计采购管理作业流程，即根据所确定的管理职能，对每一个管理职能的每一项任务设计一个作业流程，这个作业流程还要进行充分论证，并且要进行流程化分析。流程越短，将来工作也就越有效率。

5.设定岗位

根据具体的管理职能、管理机制和管理任务的作业流程设定各个岗位。

设置岗位包括对每一个岗位责任和权力的设置，包括对每个岗位的人数、工作条件等的设置。这些一定要设计好，并且要形成文件，或者制定出管理规范，作为招聘条件予以公布。

6.为各个岗位配备合适的人

选择人是非常关键的一环，要非常慎重，特别是对各级的一把手要选择好。在人员配备完成以后，把所配备的人和所规定的岗位职责、规章制度、管理职能等结合起来进行实施，就可以构建成一个有效的采购管理组织系统。

采购管理手册

为了使内部各单位在执行采购作业时有章可循，企业、政府机构、学校、医院、社团等各种组织通常都会制定“采购管理手册”、“物料管理手册”、“采购作业规定”或“采购管理规则”等名称的文件（以下统称为“采购管理手册”），以促进采购活动的制度化与合理化，并能达到适质、适时、适量、适价等目标。

一、采购管理手册的目的

采购管理手册的基本目的是为了有效地将资讯传播给每一个相关的人员，因此不管公司大小，采购管理手册中都应该提供必要的指导原则，以方便有关人员对采购政策、程序和架构的了解与控制。

二、采购管理手册的内容

采购管理手册的内容包括：

总经理序言；

采购部门的目标；

采购部门的工作范围与任务；

组织系统图（在全组织中的位置、部门内组织）；

限制事项（购买许可的必要条件、品质的决定、购入免除项目）；

有关供应源选择的方针（仅与可信赖的供应商交易、竞标的条件、供应商的评价方法）；

有关发出订单或契约的方针（商谈一概由采购部门进行，禁止采购部门以外的人下订单）；

有关与供应商接触的方针（面谈方法、与其他部门的供应商面谈手续、估价的保密、抱怨的受理，以及禁止向其他部门的供应商直接要求目录或样本等）；

采购部门与其他部门的关系（信息的掌握与提供、对规范及数量的要求重新考虑的权限、购买记录的限阅等）；

有关集中采购与分散采购的判断基准；

为从业人员的采购方针（公司业务上使用的，但按照惯例由员工自付品，如计算器、圆珠笔等）。

采购管理手册里倘若对方针的基础、该方针的目标等予以了说明，则可作为教育培训用的教材或管理用的指南。必要时，采购管理手册的内容可概括为：与顾客的关系、部门间的关系、伦理上的考虑事项、团队力量与协调，适当的品质、数量、价格，以及有关价值的原则判断基准、规范的使用方法、与采购有关的法律基础、商业行文、报告的举例等。

三、采购管理手册制定的方式

1.采购管理手册的制定要求

采购管理手册可依公司的大小、业务范围以及不同的需求而有许多不同的形式，但是不管何种形式，采购管理手册的内容必须根据公司整体的政策而制定。一般的公司都把采购政策建构在总公司的制度中，而分布在各地区的采购部门则可依据当地的实际情况对总公司的政策作适当的调整与修正，而且这项修改要报总公司获得同意才可施行。

2.采购管理手册的架构

采购管理手册并没有一套标准的架构，不同的公司有不同的形式。完整的采购管理手册应该包括组织架构、职务、权责、功能、公司政策、部门政策、程序、流程、指示、规范和有关公司特殊事项的指导原则。每一个企业或机构的采购管理手册，都是依据组织的特定需求来设计的。

3.采购管理手册的格式

采购管理手册的格式应该依据个别的需求而量身定做。一般而言，采购管理手册都会以活页的方式装订起来，方便人们翻阅。现在则因为电脑的使用普及，许多公司都把政策、制度在电脑中建档，这样更方便需求者能立即调用，也方便公司在修改制度时以更快的速度更新，而不必像印刷品花较多的时间去重新排版印刷。

四、采购管理手册制定的步骤

采购管理手册制定的步骤主要包括以下几点：

第一，获得采购和高层主管的支持与认同。包括对提供资源的承诺、跨部门之间沟通的协助。这一步骤对于政策和制度的制定、修正与执行有很大的帮助。

第二，收集并整理相关的资料，包括政策、制度程序的范本。典型的来源有：公司的同事、朋友、专业顾问以及图书馆。

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